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办理公证程序

通常需要经过申请、受理、审查三个过程。

申请:办理出国留学所需要的公证书,应该亲自向其所在地的公证处提出书面或口头申请。当事人已在国外或境外的,可委托他人向其在国内的最后住所地公证处申请,须向公证处提交书面委托书,委托书应当载明代理事项、权限和期限,并由委托人签名盖章。有关个人学业情况的公证书可以向其所毕业的学校所在地的公证处申请。

受理:指公证机关根据当事人的申请,初步作出接受办理的决定。此时申请人可在公证处领取各种申请表格,并填写清楚。

审查:这是整个公证程序中最重要的环节,是决定申请公证的事项是否真实、合法的关键。需公证的文件有:学历证书、成绩单、无犯罪记录、家庭成员证明、结婚(离婚)或未婚证明、亲属关系证明、个人经历证明、经济担保(银行出具的存款证明)。无犯罪记录必须由所在地派出所提供盖章。

国家规定,公证机关办理公证须收取一定费用。收费按照司法部、财政部、国家物价局核定的标准向当事人收龋收费的方法,一般是按件数。

查验公证书是否合格

拿到公证书后一定要认真检查一遍,避免因公证时忙乱而出现疏漏,到使用时误时又误事。

合格的公证书应该是:

盖有公证处红色印章或钢印;盖有公证员签名章;同一份公证书中前后不能有两个或两个以上不同的公证员签名或盖章;按规定附外文译文;公证员的中文姓名与外文译文一致;外文译文正确,规范;必须有认证页;外文译文译成公证书使用国要求的相应文字;委托公证中委托人在委托书中签名或盖章;婚姻、学历、出生、经历等公证书中附当事人照片;按要求一事一证,不能将两种以上的公证内容合订成一本;公证员按要求在公证书中亲笔签名;公证书的用纸和字体要符合规定要求,证词内容规范;公证员须在司法部,外交部备案;公证事项符合规定要求;公证书中不能出现涂改、挖补痕迹。

涉外公证书均须附有外文译文。对外文译文的总体要求是准确、规范。一般国家要求公证书附有英文译文即符合规定;少数国家要求译成其需要的文字(如拉美国家须译成西班牙文,奥地利要求译成法文,意大利要求译成意大利文,阿拉伯国家要求译成阿拉伯文等)。

公证书认证

当申请人持办妥的公证书到认证机关办理认证手续时,有时会因为公证书不合格、不规范等问题,而不能办理认证手续。在这种情况下,负责认证手续的外交官员一般会按如下程序办理:

明确指出公证书的不合格,不规范或错误所在;

进行登记后退回申请人、代办认证单位或原公证处,并附有退改原因的便条通知;

公证处收到退改的公证书后进行改正或重新办理,办妥后再交回外交部领事司或外事办公室认证。

申请人遇到退改的公证书时,要冷静查看退改的原因,并按上述程序等待退改合格后再办理认证。

外国驻华使(领)馆办理我国公证机关出具的公证书的认证手续时的一般要求是:符合这个国家有关当局要求的合格公证书(如译文是否准确,是否要求译文类别等);公证书须经我国外交部领事司或有关盛自治区、市外办等办妥认证手续。对于符合要求的公证书,驻华使(领)馆即予以受理,办理认证。

认证的证词都用其本国文字或英文。证词内容一般都是证明我国外交部领事司或盛自治区、市外办的印章和外交官员的签名属实,并由负责认证的官员签字、盖章,有的还贴有印花税,证明交费数额等。

目前,我国公证机关出具的公证书在以下国家使用时,不必办理认证手续:日本、加拿大、美国、俄罗斯、保加利亚、罗马尼亚、捷克、波兰、匈牙利、蒙古、朝鲜、越南、法国、澳大利亚。其他国家都须办理认证,有的要求双认证,有的只需单认证。

此外,泰国、菲律宾等国要求我国公民送往使馆办理认证的公证书必须有正本和副本。使馆办妥认证手续后将正本退还申请人,留存副本。

办理公证书认证时间一般两、三天即可,特殊情况的按加急处理,有的当天或第二天即可办妥。各国驻华使(领)馆办理认证的时间长短不一,最快的也需一周。-
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